Jak zwiększyć swoją produktywność? 5 wskazówek, które warto wdrożyć od zaraz

Większość z nas chce znaleźć sposób na to, aby robić więcej, skuteczniej koncentrować się na zadaniach oraz zwiększać produktywność. Czas jest naszym najważniejszym zasobem, największym luksusem i prawdopodobnie najłatwiejszą rzeczą do zmarnowania. Dlatego mam dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek, dzięki którym efektywniej możesz wykorzystać każde 24 godziny.

1. Skup się na krótkodystansowych celach

Wyznacz sobie cele. To jedno z najważniejszych narzędzi do Twojej dyspozycji. Zwykle mamy 3 rodzaje rzeczy do zrobienia na liście „to do”. Są one związane z:

• ambicjami – „chcę zostać najlepszym programistą w Warszawie”
• codziennymi nawykami – „każdego dnia będę uczyć się języka obcego przez 25 minut”,
• obowiązkami zawodowymi – „wysłać e-mail do klienta, wystawić faktury itp.”.

Na początek musisz ustalić, na czym Ci naprawdę zależy. Następnie podzielić większe (długoterminowe) cele na mniejsze zadania. Nie zostaniesz najlepszym programistą z dnia na dzień. Ale podział tej ambicji na mniejsze kawałki – znalezienie kursu, rozpoczęcie pierwszej lekcji, czytanie 2-3 razy w tygodniu branżowego bloga – pomoże w skupieniu się na produktywności i ułatwi podejmowanie kolejnych kroków,

Gdy masz już na stole swoje cele, czy to na dzisiaj, ten tydzień, czy cały rok, zapisz je. Wyznacz sobie również konkretne terminy i, jeśli to możliwe, ustaw automatyczne przypomnienia. Dzięki temu łatwiej będzie Ci się zmotywować do działania.

2. Rozerwij swój dzień na strzępy

By nauczyć się być produktywnym, przestań patrzeć na swój dzień pracy jako na jeden długi 8-godzinny blok, a nawet dwa bloki, które dzieli przerwa na śniadanie czy lunch. Psychologowie są zgodni – najdłuższy czas, jaki ludzie mogą spędzić na robieniu w 100% jednej rzeczy, to ok. 45 minut.

Jeśli czujesz, że Twoje cele na dany dzień są zbyt obszerne, naprawdę trudno będzie je osiągnąć. Postaraj się podzielić zadania do zrobienia na mniejsze bloki – jak w szkole – podzielone krótkimi przerwami po 5-10 min. Podczas przerwy możesz zrobić sobie kawę, umyć naczynia, rozwiesić pranie, skoczyć do sklepu przy Twojej pracy itp.

Jest to również świetny sposób na wykonanie regularnych zadań, takich jak sprawdzenie poczty e-mail i odpisanie na wiadomości w określonym oknie czasowym. Gdy rozkładasz tego typu aktywności na cały dzień, mocno wybijasz się z rytmu, a powrót do maksymalnej koncentracji na wykonywanym wcześniej zadaniu może za każdym razem zajmować nawet 20 min. Mnóstwo zmarnowanego czasu.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by do budowy takiego harmonogramu wykorzystać technikę Pomodoro, zalecającą pracę w 25-minutowych blokach z 5-minutową przerwą pomiędzy nimi oraz robienie dłuższej przerwy po 4 takich sesjach.

3. Spraw, aby Twoje rozrywki były konstruktywne

Przekształć swoje rozproszenia w nagrodę! Jeśli w godzinach pracy ciągle odczuwasz chęć spojrzenia w telefon lub tęsknisz za książką, zamień te elementy rozpraszające uwagę w coś, co zrekompensuje Ci Twój wysiłek i zaplanuj krótką chwilę na tego typu rozrywkę. Pamiętaj jednak, by ustawić na to limit czasowy. W ten sposób zamienisz rozpraszacze w pozytywną motywację.

Wracając do naszego przykładu z programistą, możesz poświęcić te krótkie przerwy ze smartfonem w dłoni np. na zapoznanie się z najpopularniejszymi hashtagami ze świata IT, aby sprawdzić, co robi konkurencja lub zamieścić pytanie na grupie na FB na temat czegoś związanego z branżą. Takie proste działania przynoszą spore korzyści w życiu zawodowym – odpoczywasz i jednocześnie uczysz się czegoś nowego.

4. Po pierwsze produktywność, czyli wybierz najważniejsze zadania

Planowanie dnia rano jest dobre, ale przyznaj, że rzadko docieramy do końca listy rzeczy do zrobienia. Bez względu na to, jak wysoka jest nasza motywacja lub produktywność, zawsze będzie gdzieś kolejna praca do skończenia.

Dlatego tak ważne jest uszeregowanie zadań – musisz wiedzieć jakie są Twoje priorytety na dany dzień. Skup się najpierw na tych najważniejszych zadaniach i połknij najmniej smaczne kąski. Usunięcie z drogi w pierwszej kolejności największych przeszkód zaoszczędzi Ci czasu – nie będziesz podświadomie rozwlekać łatwiejszych zadań i przerw między nimi, by oddalić od siebie mało przyjemne obowiązki. Takie podejście da Ci również poczucie satysfakcji w pierwszej części dnia, a ta często motywuje do jeszcze aktywniejszego działania.

5. Poszukaj równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Każdy ma swój naturalny rytm dnia ze szczytami i dołkami produktywności. Na szczęście wiele nowoczesnych miejsc pracy zdaje sobie z tego sprawę i zapewnia swoim pracownikom większą elastyczność w ich codziennym harmonogramie zawodowych obowiązków. Jeśli pracujesz dla siebie lub możesz elastycznie podchodzić do pracy na etacie, zastanów się, kiedy Twoja produktywność osiąga szczyt. Masz więcej motywacji z rana? Wolisz pracować po zmroku, gdy wszyscy śpią? Chcesz pracować trochę w sobotę, by później zaczynać w poniedziałki? Spróbuj i zobacz, co działa.

Wiele osób robi rzeczy związane z pracą w ściśle określonych godzinach z przyzwyczajenia lub pewnego rodzaju umowy społecznej. Warto poeksperymentować ze swoimi nawykami. Wprowadzając kilka poprawek w swojej codziennej rutynie i zachowując otwarty umysł, możesz zacząć dostrzegać zaskakujące zmiany – wiele zadań wykonasz szybciej, zachowasz nieco energii na aktywne popołudnie z bliskimi czy będziesz wreszcie lepiej się wysypiać. Nie bój się eksperymentować ze swoją produktywnością!